Manual de Contratistas y Proveedores

1 Objetivo

Establecer los parámetros mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), que deben cumplir y poner en práctica los proveedores y contratistas que realizan trabajos o prestan servicios a RecuperaPro S.A.S., dando cumplimiento a los aspectos legales vigentes en materia de seguridad, salud ocupacional, protección de datos y gestión financiera responsable.

2 Alcance

Este manual aplica para todos los proveedores de bienes y servicios, contratistas y subcontratistas que presten servicios a RecuperaPro S.A.S. en cualquier modalidad contractual, incluidos quienes ejecuten actividades de tipo administrativo, financiero, tecnológico, jurídico, logístico, operativo de cobranza y gestión de cartera, o cualquier otra actividad relacionada con el objeto social de la empresa.

3 Definiciones

Proveedor

Empresa o persona natural que suministra bienes o presta servicios especializados a RecuperaPro S.A.S. de manera habitual.

Contratista

Persona natural o jurídica que, mediante contrato u orden de trabajo, se obliga a cumplir una actividad bajo su entera responsabilidad.

Contratante

Funcionario de RecuperaPro S.A.S. debidamente autorizado para celebrar contratos en nombre de la empresa.

Trabajador Contratado

Persona que depende laboralmente del contratista y ejecuta las actividades pactadas contractualmente.

SG-SST

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Conjunto de elementos que permiten gestionar los riesgos laborales.

ARL / EPS / AFP

Administradora de Riesgos Laborales / Entidad Promotora de Salud / Administradora de Fondo de Pensiones.

4 Disposiciones Generales

Los proveedores y contratistas que presten sus servicios a RecuperaPro S.A.S. deben cumplir con los requisitos legales vigentes en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, protección de datos personales, ética empresarial y demás normas aplicables. Para tal efecto, en todos los contratos que se suscriban se establecerá lo siguiente:

Aceptar, divulgar y aplicar lo dispuesto en el presente Manual.
Previo al inicio de actividades, presentar las afiliaciones al Sistema de Seguridad Social Integral (EPS, ARL, AFP) de todos los colaboradores que presten servicios para RecuperaPro S.A.S.
Para trabajadores independientes en Riesgo I, II o III: la cotización corresponde al contratista. Para Riesgo IV o V: el contratante asumirá el costo.
Los exámenes preocupacionales serán asumidos por el contratista independiente y tendrán vigencia de 3 años. Si el trabajador interrumpe su actividad como contratista por más de 6 meses continuos, deberá repetir los exámenes.
Los exámenes ocupacionales periódicos se realizarán conforme a los criterios de RecuperaPro S.A.S. y su costo será asumido por el contratante.
Los soportes de pago a la Seguridad Social deben presentarse mensualmente dentro de los primeros 15 días de cada mes.
No se permitirá prestación de servicios a personal que no esté afiliado al Sistema de Seguridad Social Integral o cuando el contratista esté en mora.
Los contratistas con acceso a instalaciones o información de clientes deberán presentar adicionalmente: certificación ARL de SG-SST, afiliaciones al sistema, inducción en SST y acuerdo de confidencialidad según la Ley 1581 de 2012.

4.1. Actividades Financieras y de Cobranza

Los contratistas que realicen actividades de gestión de cobranza, recuperación de cartera, representación en procesos de insolvencia o servicios de call center deberán presentar:

1

Certificados de idoneidad profesional o experiencia en gestión financiera y cobranza.

2

Acuerdo de confidencialidad suscrito, que garantice la reserva de la información de deudores y entidades financieras representadas.

3

Certificación de conocimiento en la Ley 1116 de 2006 (Régimen de Insolvencia Empresarial) cuando aplique.

4

Para operadores de call center: certificación en técnicas de cobranza ética, normativa del consumidor financiero (Ley 1328 de 2009) y manejo de datos personales.

5

Certificación de infraestructura tecnológica segura para el manejo de información financiera sensible (cuando aplique).

6

Declaración de inexistencia de conflicto de interés con los clientes o deudores de RecuperaPro S.A.S.

Confidencialidad: Toda la información de clientes, deudores y entidades financieras a la que tenga acceso el contratista es estrictamente confidencial. Su uso está limitado exclusivamente a los fines del contrato suscrito con RecuperaPro S.A.S.

4.2. Servicios Tecnológicos y Mantenimiento

Los contratistas que presten servicios de soporte tecnológico, mantenimiento de sistemas, desarrollo de software, instalación de redes o acceso a plataformas digitales deberán cumplir con:

Presentar la matriz de identificación de riesgos y controles aplicables a la actividad a desarrollar.
Suscribir acuerdo de confidencialidad y política de seguridad de la información antes del inicio de actividades.
No copiar, transferir ni hacer uso indebido de bases de datos, credenciales o información de clientes de RecuperaPro S.A.S.
Cumplir con las políticas de control de acceso físico y lógico definidas por la empresa.
Presentar certificaciones técnicas vigentes del personal asignado.
Reportar cualquier incidente de seguridad informática de forma inmediata al área de Tecnología de RecuperaPro S.A.S.

4.3. Gestión Vial y Visitas Domiciliarias

Los contratistas que realicen visitas domiciliarias, verificación crediticia o localización de deudores en campo deberán presentar:

Matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles de la actividad.
Plan estratégico de seguridad vial conforme a la legislación vigente (cuando aplique).
Copia de licencias de conducción vigentes del personal que utilice vehículos.
Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT) vigente.
Certificación de revisión técnico mecánica y de gases vigentes.
Pólizas de responsabilidad civil contractual y extracontractual vigentes (muerte, incapacidad permanente, incapacidad temporal, gastos médicos y daños a terceros).
Reporte mensual de incidentes y accidentes viales al área de SST de RecuperaPro S.A.S.
Protocolo de seguridad personal para visitas a zonas de riesgo, con registro de ingreso/salida y comunicación permanente con el área supervisora.

5 Obligaciones del Contratante

Verificar el reporte de los accidentes de trabajo y enfermedades laborales de los proveedores y contratistas ante la ARL.
Incluir a los proveedores y contratistas en el SG-SST de RecuperaPro S.A.S.
Verificar en cualquier momento el cumplimiento de los requisitos de seguridad, salud y protección de datos por parte de los contratistas activos.
Garantizar que los contratistas reciban la inducción necesaria sobre los procesos, políticas y normas internas de RecuperaPro S.A.S. antes de iniciar actividades.
Suministrar los accesos, credenciales y recursos necesarios para el cumplimiento de la labor, dentro de los límites contractuales.
Notificar al área de SST sobre cualquier incidente, accidente o situación de riesgo identificada durante la ejecución de los contratos.

6 Normas Generales de Trabajo

Las normas y estándares establecidos en este manual están diseñados para garantizar un entorno de trabajo seguro, ético y profesional. Su incumplimiento se considera una falta que atenta contra las políticas institucionales de RecuperaPro S.A.S. y podrá dar lugar a sanciones contractuales, incluyendo la terminación del contrato.

Identificarse con documento de identidad o carnet de contratista al ingresar a las instalaciones de RecuperaPro S.A.S. La empresa podrá reservarse el derecho de admisión.
Permitir la revisión de elementos de trabajo por parte del personal de seguridad cuando sea requerido.
Los uniformes deben portarse de manera permanente durante la prestación del servicio e incluir el logotipo de la empresa contratista.
El uso de elementos de protección personal es de obligatorio cumplimiento; deben ser suministrados por el empleador y reemplazados cuando sea necesario.
Respetar la señalización interna, la demarcación de zonas de trabajo y los protocolos de seguridad.
Informar de inmediato al área de SST sobre accidentes, incidentes o situaciones de riesgo.
Cumplir con la evaluación preocupacional y presentar el concepto médico ocupacional como requisito para el inicio de labores.
Mantener una conducta ética e íntegra en todo momento, absteniéndose de realizar cualquier acto que comprometa la reputación de RecuperaPro S.A.S.
Respetar la confidencialidad de toda la información financiera, de clientes y de procesos jurídicos a la que tenga acceso.
En caso de accidente de trabajo: el contratista es responsable de la atención médica, la investigación del evento y el reporte a la ARL. Deberá suministrar copia de la investigación y de las incapacidades al área de SST, tomando acciones correctivas para evitar recurrencia.
Queda expresamente prohibido el uso de sustancias psicoactivas, alcohol o cualquier sustancia que altere el estado mental o físico durante la prestación de los servicios.
No está permitido el uso de equipos o recursos tecnológicos de RecuperaPro S.A.S. para fines distintos a los pactados en el contrato.

Prohibición expresa: El contratista no podrá contactar directamente a clientes, deudores o entidades financieras de RecuperaPro S.A.S. por cuenta propia ni para fines ajenos al contrato suscrito. El incumplimiento de esta disposición dará lugar a la terminación inmediata del contrato.

7 Evaluación de Cumplimiento

RecuperaPro S.A.S. realizará evaluaciones y reevaluaciones periódicas de sus proveedores y contratistas, valorando el cumplimiento de la normativa vigente en materia de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo, protección de datos y ética en la gestión financiera.

Cuando en las auditorías se identifiquen No Conformidades u Oportunidades de Mejora, el contratista deberá presentar un plan de acción correctiva en un plazo máximo de 10 días hábiles. Este plan será objeto de seguimiento durante el mes siguiente.

El área de SST notificará al área de Compras y Contratación los resultados de estas evaluaciones. Con base en el desempeño acumulado, se determinará la viabilidad para futuras contrataciones o la terminación del contrato vigente.

RecuperaPro S.A.S. se reserva el derecho de suspender de manera inmediata cualquier contrato en el que se evidencie un incumplimiento grave que ponga en riesgo la seguridad de las personas, la integridad de la información de los clientes o la reputación de la empresa.

8 Control de Cambios

Versión	Descripción del Cambio	Fecha de Aprobación
01	Emisión Inicial — Adaptación para RecuperaPro S.A.S.	27/02/2025